Часто ли вы берете слишком много на себя заданий и не укладываетесь в срок? Умеете ли вы грамотно распределять свое время, чтобы успевать делать все. Иногда мы слишком оптимистично оцениваем свои возможности и занижаем вероятность непредвиденных обстоятельств. Например, кофейня заработает, если поставки с продуктами не задержатся, а сотрудники выполнят все, что от них требуется. Обычно мы не учитываем все факторы и ставим невыполнимые задачи в срок. Но если помнить об этой ошибке, можно избежать негативных последствий. Блогер Томас Оппон рассказал, что для этого нужно делать.
1. Не поддавайтесь желанию заниматься только срочными делами
Продуктивность страдает, прежде всего, от отвлечения и мелких дел, которые подрывают концентрацию. Поэтому от способности различать срочные и важные задачи значительно зависит ваш успех. Важное редко бывает срочным, а срочное — важным. Немедленного внимания требуют срочные дела, как правило, это т телефонные звонки, совещания и задачи с дедлайнами. Важные помогают достигать более глобальных и долгосрочных целей. К сожалению, мы почти всегда выполняем сначала срочные, а долгосрочные откладываем. Это даёт ощущение продуктивности, но на деле мы не приближаемся к главной цели. Сосредоточьтесь на важном и ограничьте время на выполнение неважных срочных дел вроде разбора почты
2. Разбивайте большие задачи на маленькие шаги
Чем детальнее вы пропишите свой список дел по проекту, тем меньше вероятность, что что-то может пойти не так. Установите дедлайны и пошагово закрывайте пункт за пунктом. Если задача слишком большая и часа не хватит, разбейте её на более мелкие. Жесткие рамки вынудят вас более продуктивно работать, чтобы все успеть. По итогу оцените свои результаты, вероятнее всего, что-то можно было выполнить быстрее. Подумайте и внесите необходимые изменения в свой график. Умение грамотно планировать задачи — важный навык для хорошего фрилансера. Это поможет завоевать доверие и расположить к себе крупных клиентов.
3. Используйте «помидорный» таймер
Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на определённые задачи. Для отслеживания хорошо подойдёт «помидорная» техника. Согласно ей, нужно интенсивно работать по 20, 30 или 40 минут, а потом делать небольшой перерыв. Интервалы отделяются друг от друга таймером. Такая техника помогает разбить большие сложные задачи на выполнимые шаги.
Выводы
Из-за ошибок планирования мы чувствуем себя перегруженными. Но если вовремя заметить и устранить проблему, она не так сильно повредит вашему успеху. Вспомните, насколько ваши планы совпали с реальным положением дел в прошлый раз:
- Что прошло удачно, а что не очень?
- Что можно сделать по-другому в следующий раз?
Отслеживайте свой прогресс и принимайте решения, опираясь на эти данные.