«Ты как Юлий Цезарь — сразу три дела делаешь!» — мы привыкли восхищаться людьми, которые успевают всё и сразу. Правда, многозадачность вредит нам больше, чем помогает. Как мешает жить стремление одновременно работать над всеми проектами и как справиться с делами, когда времени на всё не хватает, рассказывает Бен Слейтер, директор по маркетингу и продажам в компании Seed, продвигающей научный подход в сфере HR.
Сколько у тебя открыто вкладок в браузере? Прямо сейчас? Думаю, больше десяти. Возможно, двадцать. Некоторые нужны для исследований, некоторые помогают оставаться на связи с коллегами и клиентами, что-то открыто для развлечения, пока никто не видит. Неважно, зачем вам эти вкладки — они всё равно не помогают. Мы уже не можем просто сесть и сделать одно дело. Переключаясь между тысячей дел, мы чувствуем, что у нас нет ни секунды на отдых. А потом думаем, что сегодня был очередной неудачный день: мы были ужасно заняты и ничего не успели сделать. Впрочем, вечер ничуть не лучше.
Мы едим, глядя в экран смартфона, читаем книгу, краем уха слушаем новости по телевизору. Что же мешает просто сесть и сфокусироваться на чём-то одном? Мы постоянно отвлекаемся от главной цели, что само по себе плохо. Но теперь появилось ещё и доказательство того, что многозадачность плохо влияет на наш мозг. Звучит пугающе. Кажется, пора попробовать работу в другом режиме.
Почему мы делаем всё одновременно
Какой ответ напрашивается? Потому что по-другому не получается.Технологии придуманы, чтобы жизнь стала простой и быстрой. Смартфоны, как швейцарские армейские ножи, делают всё и во всех сферах: от составления планов на выходные до настройки гитары. Когда для каждого шага придумано своё приложение, сложно не пользоваться ими каждую секунду. Пошёл в супермаркет? Почему бы не составить список покупок, слушая популярный подкаст? Идёшь пообедать с друзьями? Запости в Instagram сторис, чтобы кто-то ещё подтянулся!
Что говорит наука
Наука знает, почему мы любим выполнять несколько задач одновременно.
Почему это приятно Наш собственный мозг нас обманывает! Потому что ему нравится, когда мы якобы заняты по горло. Исследования показывают, что многозадачность приводит к выбросу дофамина, гормона счастья. Мы же должны получить награду за усердную работу!
Мы, как сороки, легко отвлекаемся на всё новое, яркое и блестящее. И от этого больше всего страдает часть мозга, отвечающая за концентрацию.Центры, отвечающие за получение удовольствия, активируются, когда мы переключаемся между задачами. Стоит только посмотреть на новое письмо в папке входящих, оповещение в социальной сети — маленькая доза гормона удовольствия тут же поступает в кровь. Конечно, в таких условиях легко отвлекаться.
Почему это плохо Потому что это провоцирует стресс. Доказано, что многозадачность — причина повышенной выработки вещества, кортизола, гормона стресса, который влияет на всё: от умственной работоспособности до плотности мышечной ткани. Если вы часто отвлекаетесь, то можете попрощаться с кубиками на прессе, заработанными с таким трудом. Не нравится перспектива? Можно ведь не отвечать на все эти сообщения, только и всего?
Нет, этого недостаточно. Учёные установили, что сама возможность перейти в многозадачный режим мешает справляться с делами и снижает IQ примерно на 10 пунктов. Ты в курсе, что у тебя есть непрочитанные письма, значит, твоя продуктивность уже снизилась.
Цезарь мог, значит, и я смогу
Если постоянно работать, переключаясь с одного дела на другое, можно выработать привычку и стать экспертом в вопросе многозадачности. И научиться сразу фильтровать всю информацию, чтобы стать гением продуктивности. Какое из двух утверждений правильное?
Исследователи предполагают, что «многостаночники» гораздо хуже ориентируются в информационном потоке и не могут быстро отделить важную информацию от мусора. Есть пара отдельных примеров людей, которые могут делать всё и сразу, но это исключения, а не правило.
Что отвлекает нас больше всего Что чаще всего заставляет нас оторваться от работы? Для меня наибольшее зло — бесконечный поток новых писем. Думаю, с этим многие сталкиваются. Друзья и коллеги тоже жалуются на входящие. Мы считаем, что должны отвечать на все письма, но если этим заниматься, то ни на что другое времени не останется.
Сообщения настолько прочно встроились в рабочий процесс, что многие зациклены на том, чтобы в папке входящих не было непрочитанных сообщений. И когда счётчик показывает ноль, появляется чувство, будто мы нашли Священный Грааль цифрового мира.
Сколько бы новых сообщений в ящике ни было, они нам мешают. И вот почему:
1. От нас ждут мгновенного ответа. Чтобы написать и отправить ответ, нужно потратить время. Но мы не обязаны отвечать сию секунду, а вполне можем отложить письмо до момента, когда будем готовы с ним разобраться.
Мы всегда в зоне доступа. Вышли из офиса или университета? Ну и что, можно же проверять почту с помощью смартфона или планшета. Что может помешать?
Общественные ожидания диктуют, что мы должны отвечать. Мы же не хотим расстроить отправителя. Я использую плагин для почты, который позволяет видеть, когда адресаты открывают мои сообщения. И хотя я выступаю против немедленной реакции на почту, сложно избавиться от раздражения, когда кто-то читает письмо, но не торопится отвечать.
2. Написать может кто угодно. Вряд ли вы отправите обычной почтой письмо человеку, которого не знаете.
Но наш подход к электронным сообщениям другой. Мы не стесняемся узнать чей-то email любыми способами. Когда получаем его, то сезон охоты можно считать открытым. Электронные сообщения настолько обезличены, что мы можем посылать сотни писем совершенно незнакомым людям.
Ящики заполняются «холодными» посланиями. Мы теряем ценные минуты, пытаясь отфильтровать их, отправляя в архив и в корзину. Больше всего меня расстраивает, что люди, которые отправляют такие рассылки, почти не получают на них отклика. Нет смысла отправлять и письма с намёком на персонализацию, их люди тоже удаляют, не читая.
3. Письма заставляют принимать немедленные решения Пока мы продираемся сквозь письма, приходится принимать множество решений, а этот процесс сильно загружает мозг. Бросая все силы на постоянную смену объектов внимания, мы тратим энергию и топливо на бешеную работу мозга, а потом чувствуем себя уставшими и измученными. Даже популярные приложения для управления письмами, разработанные, чтобы мы не тратили время на разбор почты, не избавляют от необходимости всё время решать: ответить прямо сейчас или отложить до завтра?
Как перестать терять время и стать продуктивнее. Если ты ждешь от меня универсального совета, который сразу решит все проблемы, то я вынужден вас разочаровать. Готового решения нет, зато есть тактика, которой нужно придерживаться, чтобы избежать многозадачности и стать продуктивнее.
1. Планируйте дела с вечера Я не открыл вам Америку, но этот способ работает. Десять минут, потраченных вечером на составление списка основных задач на следующий день, помогают сосредоточиться на работе. Перечисли дела, которые нужно непременно завершить завтра, и начинай проверять почту и сообщения только после того, как выполнил все пункты из списка.
2. Используйте «помидорную» технику тайм-менеджмента
Я сам использую этот метод, очень им доволен. Это техника управления временем, предложенная итальянцем Франческо Цирилло в конце 1980-х годов. Разделите ваш рабочий день на несколько 25-минутных периодов интенсивной, напряжённой работы, между которыми должны быть пятиминутки отдыха. Метод основан на гипотезе о том, что частые перерывы стимулируют умственную активность. Я использую отрезки длиной в 25 минут, чтобы справляться с основными задачами, запланированными с вечера. А во время перерывов переключаюсь на разбор почты и проверку оповещений. Настоятельно рекомендую дать такой методике зелёный свет. Можете даже купить забавный таймер в форме помидора, чтобы отмерять периоды активности и отдыха.
3. Отведите для почты специальное время в расписании Сам я пользуюсь другими способами, но многие эксперты советуют предусмотреть в расписании отдельное время для сортировки корреспонденции. Выделите строчку в ежедневнике, чтобы посвятить часть дня чтению писем, ответам на сообщения, и открывайте почту только в это время. Отключите оповещения на смартфоне и в браузере, чтобы придерживаться этого правила, даже если вы боитесь случайно пропустить срочное письмо.
Итоги
Некого винить в том, что нам приходится столько дел выполнять одновременно. Заставить себя игнорировать входящие сообщения и перестать перескакивать с одного дела на другое — непростая задача.
Каждое сообщение, которое мы отправляем, помогает есть гормоны счастья полной ложкой и дарит чувство удовлетворения, когда кажется, что мы такие организованные и ответственные. Правда в другом: мы просто отвлекаемся от важного дела.
Остановить это очень сложно. Но мне нравится концентрироваться только на работе. Попробуй один из способов, которые я рекомендовал, и сравни твою продуктивность до и после.
P. S. Слушать музыку можно
Не беспокойся, музыку выключать не придётся! За прослушивание музыки отвечают другие участки мозга, их активность не пересекается с вашей работой, значит, не снижает продуктивности.